Datenschutzinformationen für die Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Meetings mittels des KI-Assistenten Sally

Wir, die Auxil Management GmbH (nachfolgend auch „wir“ oder „uns“) informieren Sie hiermit über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und die Ihnen zustehenden Rechte. Dieses Dokument dient ausschließlich Ihrer Information.

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Auxil Management GmbH
Kaiserplatz 18
53113, Bonn
Deutschland
Tel.: (+49) 228-981 482 14
E-Mail: info@auxil-vi.com

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Dr. Gregor Scheja
Scheja & Partners GmbH & Co. KG
Adenauerallee 136
53113 Bonn
Deutschland
Tel.: (+49) 0228-227 226 0
Kontaktformular: www.scheja-partners.de/kontakt/kontakt.html

3. Aufzeichnung, Transkription und Zusammenfassung von Meetings mittels des KI-Assistenten Sally

3.1 Zweck(e) der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die effiziente Dokumentation von Meetinginhalten, indem wir mittels des KI-Assistenten Sally Meetings aufzeichnen, transkribieren und zusammenfassen. Die Zusammenfassung wird Ihnen und den weiteren Teilnehmenden im Anschluss per E-Mail zugeschickt und Sie erhalten die Möglichkeit, uns innerhalb von 2 Werktagen Ihre Änderungswünsche mitzuteilen. Spätere Änderungswünsche werden als Vermerk in der Zusammenfassung dokumentiert.

Wenn ein Meeting aufgezeichnet, transkribiert und zusammengefasst werden soll, weisen wir bereits vorab im Rahmen der Einladung darauf hin. Vor Beginn der Aufzeichnung informiert der Organisator im Meeting nochmals über den Start der Aufnahme.

Sofern erforderlich, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

3.2 Rechtsgrundlage(n) für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung). Unsere berechtigten Interessen liegen hierbei in der effizienten Dokumentation von Meetinginhalten und gegebenenfalls darin, Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

3.3 Empfänger

Folgende Empfänger oder Kategorien von Empfängern können im jeweils erforderlichen Ausmaß Zugriff auf Ihre Daten nehmen:

Auftragsverarbeiter, die mit der Erbringung und Wartung von IT-Services betraut sind
Gegebenenfalls Staatsanwaltschaften, Gerichte und Rechtsanwälte zur Vertretung unserer rechtlichen Interessen

3.4 Speicherdauer

Die Ton- und Bildaufnahmen werden automatisch nach 2 Wochen gelöscht. Ihre Daten in Form des Transkripts und der Zusammenfassung werden für 2 Jahre gespeichert.

3.5 Bereitstellungspflicht

Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich zur Bereitstellung Ihrer Daten verpflichtet.

4. Drittlandübermittlung

Sofern eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Stellen erfolgt, deren Sitz oder deren Ort der Datenverarbeitung nicht in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gelegen ist, stellen wir vor der Übermittlung sicher, dass außerhalb von gesetzlich erlaubten Ausnahmefällen beim Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, zum Beispiel durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder durch geeignete Garantien wie die Vereinbarung sogenannter EU-Standarddatenschutzklauseln der Europäischen Kommission mit dem Empfänger, beziehungsweise Ihre ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Sie können bei uns eine Kopie der konkreten Garantien zur Sicherstellung des angemessenen Datenschutzniveaus erhalten. Bitte nutzen Sie hierfür die unter Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten des Verantwortlichen.

5. Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.

6. Betroffenenrechte

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte zu:

eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten; ist dies der Fall, haben Sie das Recht auf Auskunft zu dieser Verarbeitung (Art. 15 DSGVO);
die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und Vervollständigung Sie betreffender unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
die Löschung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, unter anderem wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgte oder nicht mehr erforderlich ist (Art. 17 DSGVO);
die Einschränkung der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu verlangen, unter anderem an Stelle einer Löschung der Daten (Art. 18 DSGVO);
Sie betreffende personenbezogene Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln, sofern die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt und auf Ihrer Einwilligung oder einem Vertrag mit Ihnen beruht (Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO);
eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Einwilligungswiderruf, Art. 7 DSGVO). Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Basis von Art. 6 Abs. 1 e) DSGVO (Aufgabenwahrnehmung im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) oder von Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Interessenabwägung) erfolgt; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie werden bereits im Rahmen der Einladung als auch vor Beginn der Aufzeichnung unter anderem auch über Ihre jederzeitige Widerspruchsmöglichkeit informiert. Von Ihrer Widerspruchsmöglichkeit können Sie auch schon vor Beginn der Aufzeichnung oder während eines laufenden Meetings durch die Eingabe von „opt-out“ Gebrauch machen. In diesen Fällen erfolgt keine Aufzeichnung beziehungsweise eine bereits begonnene Aufzeichnung wird beendet und die Daten werden gelöscht.

Zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte können Sie sich jederzeit mit uns in Verbindung setzen.

Nutzen Sie dazu bitte die oben unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten des Verantwortlichen.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie zudem eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen, insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat beziehungsweise Bundesland Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des von Ihnen beanstandeten mutmaßlichen Verstoßes.

Dies gilt auch für die für uns zuständige Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-999
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

Stand: 21/07/2026.